Взаємозв'язок кошторису та бухгалтерського обліку

Олександр ЗОЛОТУХІН

Нормативна база

  1. Закон про бухоблік
  2. Закон України від 160799 р № 996-ХІУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», зі змінами та доповненнями Інструкція № 291
  3. Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом МінсЬіну України від З01199 р № 291, зареєстрована у Мін’юсті України 21.12.99 р. № 892/4185.

У опублікованому раніше матеріалі циклу нами докладно розглянуто складання кошторису неприбуткової організації[1]. Сьогодні ми приділимо увагу питанню виконання кошторису та контролю за його виконанням, здійснюваному на основі бухгалтерських даних. Одразу зазначимо, що бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку для неприбуткової організації. На ньому ґрунтуються усі види звітності, а крім того, і фінансові документи (п.2 ст.3 Закону про бухоблік). Тому відправною точкою у складанні та виконанні кошторисів є саме бухгалтерський облік організації.

З огляду на це сформулюємо перше питання для розгляду.

Які точки зіткнення існують між кошторисом і бухгалтерсь­ким обліком організації?

Вже було зазначено, що особливістю кошторису є включення у доходи і витрати фактично отриманих доходів і понесених витрат. У той же час в бухгалтерському обліку доходи і витрати визнають у період їх нарахування (ст.4 Закону про бухоблік). Отже, суми доходів і витрат за кошторисом і в бухгалтерському обліку не збігатимуться.

Показники кошторису «прив’язані» до сум коштів та іншого майна, яке бере участь у неприбутковій діяльності організації За допомогою кошторису контро­люється їх рух. Тому точками його зіткнення з бухгалтерським обліком організації можна назвати рух:

• грошових коштів в касі (рахунок 30) і на банківських рахунках організації (рахунок 31);

• майна, отриманого у вигляді цільових надход­жень (Дт 10, 11, 12, 20, 22, 28 Кт 48);

• безплатно отриманого/переданого іншого майна організації (Дт 10, 11, 12 Кт 424, Дт 20, 22, 28 Кт 745);

• переданого майна у вигляді благодійної або гуманітарної допомоги (оборот за кредитом рахунків 10, 11, 12, 20, 22, 28)

Залишок коштів на початок і на кінець звітного періоду в касі та на банківських рахунках організації разом з вартістю отриманого, але такого, що зали­шився не переданим станом на початок і на кінець звітного періоду іншого майна, призначеного для передачі як благодійна або гуманітарна допомога, відповідатиме залишкам коштів на початок і кінець звітного періоду за кошторисом.

Залишок коштів на початок і на кінець звітного періоду в касі та на банківських рахунках організації відповідатиме залишкам коштів на початок і кінець звітного періоду за кошторисом (див схему).

Схема. Взаємозв’язок кошторису та бухгалтерського обліку неприбуткової організації

схема

Пояснимо деякі бухгалтерські записи, наведені на схемі. Так, вартість майна, що його отримує неприбуткова організація у вигляді безповоротної фінансової допомоги або ленських внесків (крім майна, призначеного для передачі як благодійна та гуманітарна допомога), відображається у доходній та витратній частинах кошторису одночасно в період отримання цього майна. Тому витратні записи кош­торису в бухобліку мають такий вигляд: Дт 10, 11, 12 Кт 424; Дт 20, 22, 28 Кт 745; Дт 10, 11, 12, 20, 22, 28 Кт 48. Це пояснюється тим, що кошторис скла­дають за касовим принципом, і на придбання майна грошові кошти не витрачаються. Відбувається умов­на «бартерна операція» між доходами та витратами кошторису. Якщо ввести в цю операцію віртуальні кошти, вийде, що ми отримали віртуальні кошти як безповоротну фінансову допомогу або членські вне­ски і включили їх у доходи за кошторисом, далі на ці кошти придбали майно і в момент віртуального перерахування коштів включили їх вартість у витра­ти за кошторисом. Повторимося, що все це правиль­но, якщо майно безпосередньо використовується у власній діяльності організації. Щодо отриманого майна, призначеного для передачі як благодійна або гуманітарна допомога, то краще використовувати «кассовий» принцип, тобто відображати його у вит­ратній частині кошторису в період фактичної пере­дачі. Наведений порядок точніше відображатиме внутрішню логіку таких операцій. Проте цей погляд є суб’єктивним. Жодних нормативних або законо­давчих вказівок щодо нього немає. Неприбуткова організація повинна сама вибрати найприйнятніший для неї варіант: використовувати «касовий» принцип чи все-таки принцип нарахування, за яким майно, призначене для передачі як благодійна або гуманітарна допомога, відображають у витратній частині кошторису в момент його отримання, як і майно, використовуване для власних потреб. Тоді і схему взаємозв’язку можна використовувати без ура­хування даних щодо майна, отриманого для благо­дійних цілей, оскільки його вартість буде враховано у загальній вартості отриманого майна.

У кошторисі не відображають нараховані, але не отримані/понесені доходи/витрати. Так, в кошто­рисі не показують суми:

• нарахованої, але не виплаченої зарплати за звітний період (Дт 92 Кт 661);

• отриманих, але не оплачених ТМЦ (Дт 20, 22, 28 Кт 631);

• належних до отримання (нарахованих) у звітному періоді, але не отриманих членських внесків (Дт 377 Кт 48).

Для того, щоб пов’язати нараховані доходи/вит­рати за звітний період з фактично отриманими/понесеними доцільно у звіті про виконання кошторису передбачити додаткову графу про нараховані доходи/витрати. Тут під нарахованими доходами/витратами розуміється сума відображеної в бухгатерському обліку дебіторської та кредитор­ської заборгованості (погашеної і непогаше­ної), тобто нараховані доходи/витрати у вигляді грошових коштів та/або іншого майна, що підлягає отриманню/витрачанню, а не доходи і вит­рати, визначені згідно з відповідними положеннями бухгалтерського обліку.

Розглянувши точки зіткнення показників кош­торису з бухгалтерським обліком організації, перей­демо до наступного запитання.

Які первинні документи є основою для заповнення кошторису?

Це ті самі документи, що й для відображення інформації про гос­подарські операції в бухгалтер­ському обліку:

• виписки банку;

• платіжні доручення;

• прибуткові та видаткові касові ордери, звіти касира;

• накладні на отримання та відпуск ТМЦ;

• акти приймання-передачі отриманих/викона­них робіт, послуг тощо.

Проте в кошторис заносять вжепідсумковідані за кожною статтею доходів та витрат, а не суми за окремим первинним документом. Для отримання підсумкових даних можна скористатися одним з трьох методів.

1 Накопичення даних про доходи і витрати в окремих облікових реєстрах.

Цей метод доцільно використовувати організаці­ям, що ведуть бухгалтерський облік на паперових носіях інформації (вручну) — в журналах, відомос­тях, книгах, картках, а не на комп’ютері.

При цьому методі первинні документи одразу діляться на три групи:

• банківські документи;

• касові документи;

• інші.

Далі на кожний звітний період (місяць) для кож­ної облікової групи необхідно заводити окремий реєстр обліку.

Форму перших двох реєстрів обліку (для банків­ських та касових документів) можна запозичити з журнально-ордерної системи обліку, тобто викорис­тати стару форму журналу-ордера (ж/о) № 1 «Каса» та відомості № 1 «Каса» чи нову — журнал № І, відомість № 1.1.[2] При цьому в окремі графи реєстра розносять отримані/витрачені за кожний день суми коштів та/або іншого майна за статтями кошторису, а не за кореспондуючими бухгалтерськими рахунками.

Обліковий «кошторисний» реєстр за банківським рахунком і за касою ведеться паралельно зі старими ж/о № 2, ж/о № 1 та відомостями № 2 і № 1 або новими ж/о № 1 та відомостями № 1.2 і № 1.1. Залишки на початок і кінець періоду та підсумкові дані щодо доходів і витрат за кожний день у таких «кошторисних» і бухгалтерських реєстрах однакові.

Третій реєстр призначено для обліку майна, от­риманого за цільовим фінансуванням та/або без­платно. При цьому до відповідної графи доходної частини реєстра – доходної статті кошторису — заносять вартість отриманого майна, а до витратної частини реєстра у відповідну графу заносять витратну статтю кошторису, тобто вартість майна за напрямками його використання. У кожний окремий рядок третього «кошторисного» реєстра дані заносять з якогось одного реєстра бухгалтерського обліку (ж/о, відомості тощо).

Накопичені у такий спосіб у трьох «кошторис­них» реєстрах дані про доходи і витрати підсумовують у шаховій відомості. Її графи відповідають статтям кошторису, а кожний окремий рядок — одному з трьох «кошторисних» реєстрів. Підсумкові дані за кожною графою шахової відомості заносять безпо­середньо до кошторису — в колонку «Виконано».

Дані про нараховані доходи і витрати для заповнення вщповщної колонки кошторису можна накопичувати безпосередньо в бухгалтерських облікових реєстрах на рахунках 36, 37, 48, 63, 65, 66, 68 тощо. Для цього в таких реєстрах передбачають додаткові графи. Підсу­мовують дані про нараховані доходи і витрати також у шаховій відомості, після чого переносять в кошторис. Підкреслимо ще раз, що під нарахованими доходами і витратами тут мається на увазі сума оборотів за дебе­том рахунків 36, 37, кредитом рахунків 48, 63, 65, 66, 68 тощо, тобто визнана (відображена в обліку) дебіторська і кредиторська заборгованість (як погашена протягом звітного періоду, так і непогашена) — нараховані дохо­ди/витрати у вигляді суми грошових коштів та/або іншого майна, що підлягають отриманню/витрачанню.

2 Накопичення даних про доходи і витрати на окремих рахунках обліку.

Названий метод є доцільним для тих організацій, які ведуть облік за допомогою комп’ютера.

При цьому методі кожній статті кошторису при­своюють свій рахунок обліку. Зручншіе в цьому випадку не використовувати подвійний запис, а записувати доходи і витрати тільки на «кошторисних» рахунках за дебетом або кредитом відповідного ра­хунку, як на позабалансових бухгалтерських рахун­ках. Наваховані доходи, відображатимуть на дебеті, а фактично отримані — на кредиті однойменного «кошторисного» рахунку. Сальдо відображатиме різницю між отриманими і нарахованими доходами:

дебетове нараховано більше, ніж отримано;

кредитове — отримано більше, ніж нараховано.

Нараховані та отримані витрати відображатимуть у зворотному порядку. У кошторис заносять обороти за відповідними «кошторисними» рахунками.

3 Отримання даних про доходи і витрати за допомогою вибірки з бухгалтерських облікових реєстрів.

Зазначений метод є неохідним організаціям з не­значним обсягом господарських операцій. На підставі бухгалтерських реєстрів роблять вибірку доходів і вит­рат. Підсумкові дані такої вибірки заносять у кошторис.

Для наочності наведемо приклад бухгалтерсько­го обліку та складання на його основі кошторису, використовуючи додаткові «кошторисні» рахунки (дру­гий метод).

Як вихідні дані прикладу використовуватимемо кошторис Клубу шанувальників тенісу.

Таблиця 1. Зведений кошторис Клубу шанувальників тенісу

[1] Див Бухгалтерія, 2002 р., № 9/1 (476).[2] Форми бухгалтерських реєстрів, затверджені наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356 (прим. ред.).

Опубліковано oblik2day

www.privalov.pro

0 коментарів “Взаємозв'язок кошторису та бухгалтерського обліку”